Podróże służbowe warunki odbywania i zasady rozliczania
Content
Za bardzo kontrowersyjne uznaje się jednak odpowiednie stosowanie tej regulacji do czasowej zmiany miejsca pracy. Miejsce pracy i rodzaj pracy to bowiem 2 równe postanowienia umowne, natomiast art. 42 § 4 k.p. Należy więc odrzucić możliwość dokonania przez pracodawcę jednostronnej, czasowej zmiany miejsca pracy pracownika bez zmiany umowy o pracę. Rozporządzenie o podróżach służbowych nie zawiera zamkniętego katalogu świadczeń delegacyjnych. Dlatego nie można z faktu, że odnosi się wprost jedynie do zwrotu kosztów przewozu bagażu przy wyjazdach zagranicznych, wnioskować, że przy delegacjach na obszarze kraju jest to zawsze niedopuszczalne. Zgoda na opłacenie przewozu bagażu osobistego przy wyjeździe krajowym o znacznej długości może być w niektórych przypadkach uzasadniona.
1. Czas trwania podróży zagranicznej
W sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy nieobecność w pracy usprawiedliwia m.in. Oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończone w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny. Przyjmuje się, że warunki umożliwiające wypoczynek w porze nocnej to miejsce leżące do spania – przejazd w przedziale sypialnym pobyt w szczecinie z kuszetką.
3. Noclegi
- Biorąc pod uwagę dosyć restrykcyjne podejście organów kontrolnych do kwestii związanych z delegacjami, z wydatkiem takim przy wyjeździe krajowym należy uważać i ograniczyć go do tych przypadków, w których cena biletu określonego środka transportu nie zapewnia przewozu bagażu.
- 1.30, co wynika z biletu kolejowego przedstawionego w rozliczeniu delegacji.
- Dieta w zagranicznej podróży jest przeznaczona nie tylko na pokrycie kosztów wyżywienia (a nie wyłącznie zwiększonych kosztów wyżywienia, jak w przypadku diety krajowej), ale także na inne drobne wydatki.
- Tymczasem miał on zapewnione w hotelu śniadania w cenie noclegu.
Wraz z rozliczeniem kosztów odbytej podróży służbowej krajowej lub zagranicznej pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Czas trwania podróży służbowej w zakresie nieprzypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy pracownika wliczany jest do czasu pracy jeżeli czas ten poświęcony był na realizację zadania służbowego zleconego przez pracodawcę. Zagraniczna podróż służbowa może łączyć się z przejazdem do granicy i od granicy kraju albo na lotnisko/do portu i z lotniska/portu w miejscowości, którą określono jako miejsce rozpoczęcia podróży służbowej.
1. Określanie czasu podróży służbowej
Należy pamiętać, że kwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej i związane z tym zwolnienia podatkowo-składkowe świadczeń otrzymywanych z tego tytułu przez pracownika muszą się opierać na faktycznym udokumentowaniu wyjazdu. Udokumentowaniem będzie polecenie wyjazdu, które do celów rozliczeniowych powinno jednak mieć formę pisemną. Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika zwolnione są ze składek ZUS – do wysokości wyznaczonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Bez składek pozostają więc jedynie należności w wysokościach nieprzekraczających kwot określonych dla pracowników sfery budżetowej.
Pracodawca powinien więc wypłacić pracownikowi zaliczkę w wysokości co najmniej 1430 zł. Jeśli koszt faktyczny paliwa przekroczy ustaloną kilometrówkę, to wtedy pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między tymi kosztami. Wreszcie trzecim sposobem umownego określenia miejsca wykonywania pracy jest wskazanie ruchomego (w istocie zmiennego) miejsca pracy. Pracownica jest samotną matką wychowującą 11-letnie dziecko o znacznym stopniu niepełnosprawności. Za niezgodne z zasadami współżycia społecznego powinno zostać uznane wyciąganie konsekwencji dyscyplinarnych wobec tej pracownicy, jeżeli pracownica odmówiłaby wyjazdu ze względów rodzinnych.
5. Inne wydatki
Za wydatek niezbędny można uznać tylko taki, bez którego poniesienia zadanie służbowe nie może zostać wykonane i jeśli jest on wprost powiązany z realizacją danego polecenia służbowego w określonym miejscu. (…) rozpoczęcie delegacji zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej. Fakt ten zaś uzasadnia słuszność stanowiska, iż odcinki podróży krajowej – odpowiednio poprzedzające moment rozpoczęcia delegacji zagranicznej i odbywane po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej – należy traktować rozdzielnie. Dieta z tytułu delegacji na terenie kraju jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w tym czasie. Pracodawca nie ma bowiem obowiązku zapewnienia pracownikowi pełnego wyżywienia podczas podróży służbowej.
Reasumując, z uwagi na charakter i formę posiłków profilaktycznych nie powinno się ich traktować jako bezpłatnego posiłku (np. obiadu) zmniejszającego kwotę diety. Pracodawca zwrócił pracownikowi kwotę 50,33 zł (850,33 zł – 800,00 zł). Przed wyjazdem otrzymał od pracodawcy zaliczkę w kwocie 800 zł. 1 jest składane według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
TESTUJ INFORLEX przez 5 dni za darmo!
Po dojechaniu do klienta okazało się, że nie ma go we wskazanym miejscu, i pracownica musiała poczekać. W efekcie spóźniła się na obiad, dojechała dopiero na kolację. Złożyła pracodawcy oświadczenie, że wykonanie dodatkowego polecenia uniemożliwiło jej skorzystanie z obiadu.
